Conseils pour le renouvellement d’assurances des flottes

Le 17 mai 2023

Ce n’est pas un secret que le marché des assurances a été dur pour les entreprises de camionnage depuis quelques années. Nous entendons fréquemment les flottes demander ce qu’elles peuvent faire pour obtenir les meilleurs tarifs possibles au moment de leur renouvellement. Malheureusement, il n’y a pas de « solution miracle » pour réduire vos taux ou pour être considérée comme étant une flotte sécuritaire. Mais tout n’est pas perdu! Il y a certaines choses que vous pouvez faire pour établir votre réussite à long terme en matière de sécurité et améliorer votre position générale auprès de votre compagnie d’assurance.

Nous nous sommes récemment entretenus avec Travis Busch, directeur de la sécurité et de l’analyse du transport chez Kunkel & Associates, pour savoir ce que les flottes peuvent faire pour être plus « assurables ». Dans cet article, nous traiterons des problèmes les plus fréquents relevés par les assureurs au cours du renouvellement des flottes, et des occasions que ces dernières ont de renforcer leur position auprès de leur fournisseur.

• Les fiches de données de sécurité
• La politique par rapport au processus
• La formation des conducteurs
• La culture d’entreprise

Les fiches de données de sécurité

Selon M. Busch, l’utilisation limitée des données de sécurité constitue un problème commun aux flottes. La plupart d’entre elles se servent des technologies de sécurité pour surveiller le comportement des conducteurs, mais trop peu tirent parti des données que ces technologies fournissent au moment de leur renouvellement de leur police.

Lorsque vous rencontrez votre assureur, M. Busch suggère d’analyser les données de sécurité dans le but de discuter de votre historique de perte, de vos cotes de sécurité et des tendances sur les incidents liés aux conducteurs. Si vous montrez tous ces renseignements à votre assureur, cela leur indiquera que vous êtes proactif dans votre approche envers la sécurité de votre flotte. En effet, grâce à cette information, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour vous améliorer dans les domaines où vous éprouvez des difficultés.

D’ailleurs, M. Busch nous a signalé que les assureurs tiennent compte des tendances d’une flotte lors du processus de renouvellement. Si les cotes de sécurité sont bonnes dans l’ensemble, mais qu’il y a un surcroît d’incidents liés à la sécurité depuis les derniers mois, l’assureur pourrait se servir de cette information au détriment de la flotte. Et à l’inverse, si les cotes de sécurité d’une flotte sont sous la moyenne, mais qu’il y a une diminution soutenue de ses incidents depuis un certain temps, cela indiquera à la compagnie d’assurances qu’elle est sur la bonne voie.

Ce qui nous amène à l’étalonnage… un autre outil qui peut vraiment vous aider. M. Busch recommande à toutes les flottes de faire le suivi des cotes de sécurité au moyen d’opérations semblables. Cela aide les entreprises à déterminer le bien-fondé de leur programme de sécurité comparé aux autres dans l’industrie.

La politique par rapport au processus

Quand il s’agit de politiques sur la sécurité, la simplicité est de mise. Soyez concis. La façon dont elles sont rédigées et suivies par la direction se fait remarquer par les assureurs, les vérificateurs et le tribunal. M. Busch observe deux problèmes communs avec les politiques : 1) elles suivent les exigences minimales établies par les compagnies d’assurances ou 2) elles sont trop longues, les règles sont trop strictes et/ou elles sont désuètes. Ces deux caractéristiques présentent plusieurs signaux d’alarme.

Si votre flotte suit les exigences minimales auxquelles votre assureur s’attend, ce n’est pas suffisant. Lorsqu’il évaluera votre risque, il se demandera pourquoi vous n’en faites pas plus pour mieux aborder la sécurité au sein de votre flotte. C’est comme si vous receviez un C sur un test, plutôt qu’un A. En théorie, un C est au-dessus de la note de passage, mais cela ne démontre pas un solide rendement.

D’un autre côté, si vos politiques sont interminables, remplies de règles très précises que votre entreprise et vos conducteurs doivent suivre à la lettre, c’est aussi un problème. Si votre politique contient 100 pages, vos conducteurs vont-ils vraiment la lire en entier et comprendre tout ce qu’elle comporte? En fait, après l’avoir lue, un camionneur en oubliera probablement une bonne partie. Ces politiques ont souvent été rédigées plusieurs années auparavant et certaines clauses pourraient être désuètes.

Une meilleure approche consiste à rédiger les politiques de façon à ce qu’elles couvrent les règles générales, et qu’elles soient accompagnées d’un processus établi et documenté sur la façon dont l’entreprise gère les infractions lorsqu’elles surviennent. Les actes sont plus éloquents que les mots. Par exemple, un comité de la sécurité d’une flotte peut évaluer une infraction à la politique et considérer tous les facteurs au sujet de l’incident en question, y compris les antécédents du camionneur impliqué afin de déterminer la meilleure démarche à suivre. On ne peut pas juger tous les incidents par un simple « oui ou non ».

Supposons que vous employez un conducteur, qui a 2 millions de milles sans accidents auprès de votre entreprise et qu’il est votre meilleur conducteur. S’il est impliqué dans son premier incident grave, disons une conduite dangereuse, et que vous avez une politique de congédiement stricte à ce sujet, que faites-vous? Renvoyez-vous quelqu’un qui, jusqu’à maintenant, était votre superstar et qui était votre camionneur le plus productif? Ou, le gardez-vous à l’encontre de la politique? Vous êtes perdant d’un côté ou de l’autre, car soit vous perdez l’un de vos meilleurs conducteurs, soit vous ignorez votre politique ce qui pourrait être remis en question auprès de votre compagnie d’assurance.

Si vous avez un processus en place pour évaluer les infractions, vous pouvez déterminer les démarches appropriées à suivre. Vous ne serez pas coincé. Cela vous aidera au niveau de l’exploitation, mais il s’agit aussi de quelque chose que les assureurs et les autres agences connexes veulent voir.

Lorsque vous rencontrez votre fournisseur pour négocier vos renouvellements, il vaut mieux avoir des preuves des gestes que vous posez pour améliorer la sécurité. Si vous devez aller au tribunal, un avocat vous dira qu’il est plus facile de vous défendre si vous pouvez parler de ce que vous faites pour de la sécurité de la flotte, que de vous défendre contre une politique d’entreprise. On pourrait dire la même chose de flottes qui suivent les exigences minimales des compagnies d’assurance. Un jury se demanderait pourquoi vous n’en faites pas davantage pour prévenir les incidents liés à la sécurité.

La formation des conducteurs

Il y a un tas de contenus gratuits offerts et dont les flottes se servent pour aider à former leurs conducteurs. Selon M. Busch, beaucoup d’assureurs possèdent des ressources que les flottes peuvent employer dans leurs programmes de sécurité. D’ailleurs, beaucoup d’entre elles trouvent des vidéos sur YouTube qui sont éducatives pour les camionneurs et qui offrent de bonnes informations à savoir. Vous n’avez qu’à faire une recherche dans Google sur des formations en particulier, et vous serez servi. Bien que certains contenus que vous trouvez en ligne ou sur YouTube soient adéquats, il y en a beaucoup d’autres qui ne le sont pas. Les gestionnaires de la sécurité doivent les évaluer soigneusement. Bref, recherchez la qualité avant tout.

Cela dit, l’un des plus gros problèmes que rencontrent les flottes qui utilisent les ressources gratuites, c’est qu’il peut être difficile de documenter la formation que vous fournissez aux conducteurs. À quoi sert de leur attribuer des vidéos sur YouTube s’il n’y a aucun moyen de savoir quand ils les ont regardées ou s’il n’y a pas d’activités de suivi, comme un test, pour prouver qu’ils ont bien assimilé la matière?

Lors de votre rencontre avec votre assureur, ce dernier voudra voir des preuves de la formation et de la documentation attribuées aux conducteurs, de ce qu’ils ont terminé et aussi savoir s’ils ont réussi. Si vous êtes sélectionné pour passer un audit ou que vous vous retrouvez dans une salle d’audience, on vous posera des questions au sujet de votre programme de formation. Si vous n’avez aucun document sur ce dernier, un vérificateur ou un juge ne pourra que présumer que vos conducteurs ne sont pas adéquatement formés. Cela n’aidera pas votre cas, et on pourrait penser que la sécurité n’est pas une priorité pour vous.

Rappelez-vous toujours de documenter tous les aspects de votre programme de formation et ayez la preuve que vos conducteurs comprennent la matière enseignée. Les fournisseurs de formation en ligne, comme CarriersEdge, peuvent faciliter ce processus.

La culture d’entreprise

Une culture d’entreprise respectable est vitale à la sécurité de votre flotte. Beaucoup d’entreprises de camionnage affirment avoir une politique de porte ouverte et connaître le prénom de chacun de leurs conducteurs, mais est-ce bien le cas? La réponse est souvent « non ». Forger des relations significatives avec vos chauffeurs et comprendre leurs besoins est essentiel. De la direction de l’entreprise jusqu’aux conducteurs, à tous les échelons, il faut comprendre les attentes en matière de sécurité. Les sondages pour les conducteurs sont un excellent moyen de comprendre ce qui fonctionne et ce qui fonctionne moins sur une variété de sujets propres à l’industrie. Si vous en distribuez, prenez les résultats à cœur. Utilisez ces données pour mieux servir votre entreprise. Vous avez plus de chances de retenir des conducteurs de qualité et sécuritaires si vous créez une culture d’entreprise accueillante pour eux. Sinon, vous serez pris dans un cycle d’embauche incessant.

Mais, qu’en est-il des « nouveaux » conducteurs? Lorsque vous les embauchez, assurez-vous de laisser une marge de souplesse pour leur formation pendant le processus d’orientation. Un chauffeur fort de 30 ans d’expérience devrait connaître toutes les notions élémentaires qu’un nouveau conducteur devrait avoir besoin d’apprendre. Évaluez chaque personne et travaillez individuellement pour qu’elle reçoive la formation qu’il lui faut.

Comme en attesteraient beaucoup de flottes, le marché de l’assurance a été difficile depuis les dernières années. Bien qu’il n’y ait pas de solution miracle pour obtenir de meilleurs taux d’assurance, il y a bien des choses que vous pouvez faire pour atteindre une meilleure situation à long terme auprès de votre compagnie d’assurances. Pour en savoir plus sur ce que vous pouvez faire pour être plus « assurable », regardez notre webinaire intégral avec Travis Busch (en anglais seulement).