Gagner le soutien pour la formation en ligne

Le 6 septembre 2023

Imaginez que vous êtes gestionnaire de la sécurité, et que vous songez à passer à la formation en ligne. Vous avez fait vos recherches, trouvé une plateforme qui vous convient et êtes convaincu qu’il s’agit de la meilleure voie à prendre pour votre entreprise. Mais il y a un problème.

L’œil du dragon.

Ou du moins, c’est ce que vous ressentez lorsque vous songez à discuter de ce changement avec les membres de la direction. Il semble que vous n’ayez qu’une seule chance de vendre votre salade, rapidement et de façon concise, et soit ils investiront dans votre projet, soit ils le relégueront aux oubliettes.

Mais ça peut se passer autrement. Dans notre webinaire de juillet, la cheffe de la direction de CarriersEdge, Jane Jazrawy, et le président, Mark Murrell, ont discuté de stratégies que vous pouvez mettre en œuvre afin de gagner le soutien nécessaire pour passer à la formation en ligne. Ce ne sont pas des trucs rapides ni tape-à-l’œil pour convaincre un groupe de personnes en 60 secondes ou moins. Il s’agit plutôt d’approches à plus long terme pour gagner graduellement le soutien de toute l’entreprise.

Pour que ça soit efficace, servez-vous des trois outils suivants :

1. Sachez quels en sont l’objectif et les avantages
2. Sachez qui sont vos parties prenantes
3. Saisissez l’ampleur de la perturbation

Sachez quels en sont l’objectif et les avantages

Vous avez déjà vu des démos du produit, et vous êtes enchanté. Mais, êtes-vous en mesure de le décrire à quelqu’un d’autre et d’exprimer à quel point il serait utile? Les gens ont souvent une impression générale de ce qu’ils aiment d’un certain programme, mais ils trébuchent lorsqu’ils ne prennent pas le temps qu’il faut pour bien formuler ce que cela représente pour l’entreprise.

La clé du succès repose sur votre capacité à lier votre connaissance du produit aux besoins et au cheminement de l’entreprise. Créer une carte cognitive peut vous aider à mieux préciser les caractéristiques du produit, même si vous ne vous en servez que pour démêler tous les détails dans votre tête. Ensuite, exprimez clairement les besoins de l’entreprise et la façon dont le système en ligne les satisfait. Par exemple, vous pouvez tracer comment un système de formation en ligne vous permettra de fournir plus de formation, ce qui vous permettra de former le personnel plus souvent. En retour, des formations plus fréquentes amélioreront votre profil de risque, ce qui réduira vos primes d’assurance et vos coûts liés à la sécurité.

Sachez qui sont vos parties prenantes

Les preneurs de décisions sont vos parties prenantes les plus importantes, et bien saisir leur langage est essentiel pour les rallier à vos projets – vous n’avez pas besoin de vous imaginer qu’ils sont des dragons, mais vous devez tout même investir le temps qu’il faut pour rassembler toute l’information dont ils ont besoin pour prendre une décision. Ils auront à l’esprit la stratégie d’affaires globale, et ils voudront savoir comment votre initiative s’y intégrera. Rappelez-vous que simplement dire que vous voulez cette plateforme parce qu’elle vous plaît ne vous mènera pas bien loin. Préparez-vous à discuter des objectifs et des avantages, et d’en parler dans le contexte de la stratégie d’affaire.

Bien que les membres de la direction soient un groupe important, ce ne sont pas les seules personnes à considérer – puisqu’une initiative comme passer à la formation en ligne touchera presque tout le monde dans l’entreprise. Vous devez donc planifier une stratégie de communication pour vous assurer que tout le monde y trouve son compte. D’ailleurs, les chauffeurs devraient figurer dans le haut de la liste des priorités.

Saisissez l’ampleur de la perturbation

Les entreprises obtiennent souvent l’accord de la direction, mais elles n’incluent les conducteurs dans la conversation sur la formation qu’à la toute fin, ce qui entraîne des problèmes. Il est de loin préférable de gagner le soutien des conducteurs chevronnés tôt. Avisez les gens de vos plans au début et utilisez leur rétroaction pour découvrir à quel niveau les obstacles se situeront. Si vous apprenez que Julien a eu une mauvaise expérience avec la formation en ligne chez son dernier transporteur, découvrez ce qui a mal fonctionné pour lui et servez-vous de cette information dans vos communications au moment opportun.

Il est aussi important de comprendre l’ampleur du changement que vous proposez. Un changement majeur comme passer de la formation en personne à celle en ligne n’est pas une mince affaire pour des gens qui en ont déjà plein les bras au travail. S’il s’agit d’une perturbation importante, la diviser en plusieurs volets constitue une approche plus pratique pour effectuer la transition. Faites le tour du produit avec un essai gratuit, puis demander à deux conducteurs ou conductrices de l’essayer – une personne enthousiaste à l’idée du changement et une personne qui l’est beaucoup moins. Ensuite, formez un petit groupe, puis agrandissez-le progressivement. Ce type d’approche vous aidera à comprendre où on vous mettra des bâtons dans les roues. Y a-t-il des conducteurs ou des gestionnaires de la sécurité si opposés à la formation en ligne qu’ils saboteront vos efforts à chaque tournant? Comment pouvez-vous faciliter la transition pour ces personnes? Si vous avez pris votre temps pour gagner le soutien, il y aura assez de dynamisme et de participation pour contrer les récalcitrants (surtout après avoir reçu l’accord de la direction).

Lorsque vous serez prêt à vous lancer, tentez de garder à l’esprit deux pièges éventuels – les éviter sera la clé pour faire passer votre proposition en un programme réussi :

1. Ne pas connaître les chiffres
   Si vous ne connaissez pas le coût du programme, cela va faire couler votre projet dans le temps de le dire. Et souvenez-vous que c’est toujours plus que les frais de licences, car vous devez tenir compte des coûts de la perturbation, ou introduire une certaine rémunération pour l’achèvement de la formation, etc. Assurez-vous de pouvoir discuter des coûts de votre projet de façon réaliste et intelligente.
2. Ne pas anticiper les réactions négatives
   Tentez de savoir dès le début ce qu’en pensent vos gens, et repérez les parties prenantes. Ceci inclut posséder la conscience situationnelle des intérêts concurrents – peut-être que votre formatrice en sécurité craint secrètement de perdre son emploi si vous passez à la formation en ligne. Servez-vous de votre intelligence émotionnelle pour observer et écouter les réactions du personnel lorsque vous en parlez.

Pour créer de l’enthousiasme pour la formation en ligne, vous n’avez pas à vous mettre dans l’œil du dragon, car vous aurez besoin du soutien de tout le monde pour réussir. Les conducteurs, les gestionnaires et la direction vont juger votre projet d’une oreille et d’un œil légèrement différents, et apprivoiser toutes les parties nécessitera une planification et une communication judicieuses.