Le fossé des données : apporter un couteau à une fusillade

Par Mark Murrell

Publié le 1^er décembre 2020

Nous vivons présentement dans un monde défini par les données. À chaque coin de rue, on entend des histoires sur l’IA, l’apprentissage automatique, les algorithmes, les mégadonnées, l’analyse en temps réel et tellement plus. L’image de l’entreprise moderne ressemble un peu à cela…

C’est une tendance qui dure depuis près d’une décennie, et qui reçoit beaucoup d’attention de la part des médias depuis la fameuse histoire de l’algorithme de la chaîne Target qui découvrait quelles clientes étaient enceintes, déjà en 2012. Depuis les dernières années, le défilé de la technologie a aussi pénétré le secteur du camionnage, avec une flambée de fournisseurs offrant des produits alimentés par les mégadonnées et l’apprentissage automatique. Les CME, les DCE, les capteurs de remorques et une panoplie d’appareils de l’Internet des objets recueillent beaucoup de données, et l’abondance de bon service mobile facilite la sauvegarde des données au nuage numérique (un autre terme qui est maintenant sur toutes les lèvres depuis quelques années). Par conséquent, il y a un tas d’informations qui sont compilées et une variété de nouvelles façons d’analyser, de disséquer et d’agir sur les renseignements que ces données révèlent. Dans la bataille pour améliorer la sécurité et l’efficacité de l’exploitation, le secteur du camionnage commence à avoir des armes de plus en plus puissantes.

À l’exception d’un domaine d’activités

Il s’agit du service de la sécurité. Ou, plus précisément, le suivi de la formation des conducteurs au sein du service de la sécurité.

Cette partie de la flotte n’a pas encore vécu un énorme changement technologique. En effet, le personnel se sert des mêmes outils d’il y a 20 ans (ou plus).

Je passe beaucoup de temps à discuter avec des entreprises de camionnage, et à explorer les différents programmes par l’entremise du nôtre, Les flottes les plus en vue, et cela m’étonne toujours d’observer ce contraste. Les flottes sont peut-être à la fine pointe pour leurs camions, et possèdent plusieurs systèmes sophistiqués pour contribuer à la sécurité et à l’analyse des données, mais dans ce domaine, très peu d'entre elles ont modifié leurs processus au cours des dernières décennies. Cela me fascine toujours.

La formation des conducteurs aujourd’hui

De nos jours, les services de formation des conducteurs se servent régulièrement de différents outils pour transmettre le contenu (salles de classe, en ligne, simulateurs), mais le suivi de ces activités se fait souvent sur papier. Certaines flottes sont plus consciencieuses que d’autres pour ce qui est de documenter chaque activité, mais la majorité de cette documentation est toujours sous forme de dossiers en papier. Par exemple :

• Les conducteurs participent à une session de formation ou une réunion sur la sécurité et il y a une feuille de présence pour prouver qu’ils y étaient.
• Les formateurs en cabine utilisent une liste de contrôle sur papier pour cocher les compétences démontrées durant l’examen routier.
• Les conducteurs signent une déclaration pour confirmer qu’ils ont terminé les activités.

Tous ces documents composent un « dossier du conducteur » et sont ensuite entreposés dans une filière en métal quelque part au terminal. S’il y a plusieurs terminaux, chacun pourrait être pourvu d’une autre filière contenant les dossiers de leurs camionneurs respectifs.

Dans certains cas, je vois les présences aux réunions et l’achèvement des sessions de simulation enregistrés dans un fichier Excel, mais c’est assez rare. Lorsqu’on emploie un fichier Excel, il est souvent sauvegardé sur un ordinateur en particulier et cela ressemble beaucoup à une feuille de papier dans une filière en métal.

(Je reconnais entièrement que plusieurs de nos partenaires en assurances tentent toujours de faire progresser les flottes dans cette direction, mais cela ne fait que souligner le vaste fossé qui existe entre les activités de formation pour les conducteurs et celles qui se passent dans le reste de l’entreprise.)

Ce type de suivi des activités comporte de graves lacunes.

Les problèmes du papier

Le problème le plus évident avec le papier, c’est sa fragilité et sa fiabilité douteuse. Il est facile de perdre des feuilles de papier ou de mal les classer, et elles sont vulnérables au feu et à l’eau. Elles sont difficiles à partager, à moins d’être copiées ou scannées (ce qui est aussi rare), alors vous devez avoir le document en mains propres pour en retirer sa valeur. S’il y a plusieurs terminaux, les dossiers en papier peuvent être dispersés à travers le pays, sans moyens de les consolider facilement.

Même quand les dossiers en papier sont présents et lisibles, ils sont souvent peu utiles. Quels renseignements sur l’expérience d’une personne pouvez-vous vraiment tirer d’une feuille de présence à un événement? Est-elle restée jusqu’à la fin? A-t-elle appris quelque chose? Pouvez-vous prouver qu’elle a appris ce qu’il fallait?

Même les éléments enregistrés dans Excel sont problématiques, car il est très facile de les modifier (intentionnellement ou non).

Et tous ceux qui ont préparé un audit savent que les dossiers en papier ne sont pas les bienvenus. Compiler, organiser, et faire le suivi pour s’assurer que tout retourne au bon endroit après peut s’avérer une tâche très ardue et chronophage. Se préparer pour un procès est encore pire.

Ce sont toutes des faiblesses bien connues du suivi sur papier, mais il existe un autre fossé auquel les gens ne pensent pas, et cela met vraiment en évidence à quel point cette méthode est archaïque – cela ne favorise pas une amélioration continue.

Si toutes les données sont inscrites dans un dossier en papier, c’est presque impossible d’en tirer des analyses. Vous ne pouvez pas regarder l’ensemble du programme de formation pour découvrir ce qui fonctionne et ce qui nécessite des améliorations. Vous ne pouvez pas facilement voir les sujets pour lesquels les étudiants ont besoin de soutien supplémentaire, les matières qui peuvent être raccourcies ou ce qui peut être entièrement éliminé. Vous ne pouvez pas savoir quels instructeurs performent le mieux et lesquels ont besoin d’aide. Vous ne pouvez pas corréler les activités de formations et le rendement sur la route, car il n’y a aucune donnée exploitable recueillie sur la formation.

Dans le monde d’aujourd’hui, il s’agit d’un énorme fossé. Cependant, toutes ces données existent dans les autres sphères de votre entreprise. Les flottes peuvent relever les plus menus détails au sujet des conducteurs qui produisent la meilleure efficacité de carburant, de la gestion de la vitesse, du maintien dans les voies, des habitudes de freinage, et plus encore. Elles peuvent combiner différents points de données pour créer des profils de risques pour chaque conducteur, ce qui leur permet d’axer les efforts des formateurs là où c’est le plus utile. Elles voient exactement où se trouvent tous les véhicules et peuvent analyser les tendances afin d’améliorer l’efficacité.

Par rapport à tout cela, faire le suivi des activités de formation avec une pile de papier c’est comme apporter un couteau à une fusillade.

Creuser dans les données sur la formation

Il existe toutefois de meilleures options. Il y a des façons de recueillir ces données dans des systèmes en ligne et de s’en servir pour aider à améliorer le programme de perfectionnement des conducteurs, ainsi que le profil de risques de la flotte en général. Nous avons ajouté des activités de suivi et des outils d’analyse de données à notre système depuis déjà quelques années, et certains de nos partenaires ont aussi ajouté des fonctionnalités semblables. Voici quelques moyens d’utiliser ces outils pour recueillir en ligne plus de données de formation, et de s’en servir à bon escient par la suite.

Les tests normalisés

Dans le cadre des activités en salle de classe, comme l’orientation ou les réunions trimestrielles, faites passer un test en ligne à la fin de l’événement afin de confirmer que les objectifs d’apprentissages ont été atteints. Le test peut être court, mais il doit vérifier l’assimilation de la matière étudiée pendant la session. À ma connaissance, les meilleurs sont ceux qui demandent aux gens de trouver les réponses dans les manuels de conducteurs ou les guides de référence, ce qui génère une plus grande participation. Il existe des avantages immédiats :

• Cela révèle exactement ce que les personnes ont compris de la session et qui sont celles qui bénéficieraient d’une aide supplémentaire.
• Cela vous permet de déterminer si le contenu est bien transmis (si tout le monde échoue une question en particulier, il y a peut-être des modifications à apporter au contenu).
• Si plusieurs instructeurs enseignent le contenu (et que tous les étudiants passent le même test en ligne), il est facile de constater qui sont les plus qualifiés et qui sont ceux qui auraient besoin d’un coup de main.

Faire le suivi des activités en classe et pratiques

La formation en classe et pratique peut aussi faire l’objet d’un suivi en ligne. Les étudiants sont ainsi liés à des événements, qui sont eux-mêmes liés à des instructeurs. Même avec une gestion d’inscription des plus élémentaires, vous pouvez facilement quantifier quels conducteurs font preuve d’assiduité et lesquels, un peu moins. Tout comme dans le cas des tests normalisés, vous pouvez aussi faire le suivi des résultats selon l’instructeur et découvrir qui a le plus d’effet sur ses étudiants. La capacité à téléverser les listes de contrôle pour les examens routiers fournit la preuve que ces derniers ont bel et bien eu lieu, et vous pouvez voir ce qui a été accompli chaque fois.

Quand tous ces éléments sont en ligne, ils sont accessibles de n’importe où, au besoin, et vous n’aurez plus la crainte de perdre quelque chose. Voici quelques avantages supplémentaires :

• Toutes les activités liées à la formation sont conservées au même endroit. Qu’il s’agisse de la formation en classe, pratique ou en ligne, tout cela fait partie du profil d’un conducteur, et vous n’aurez plus besoin de fouiller partout pour trouver tous les documents.
• Vous pouvez facilement regarder le programme de formation du point de vue du camionneur. Lorsque les données sont captées dans différents systèmes, il est difficile d’avoir une vue d’ensemble de tout ce que les conducteurs accomplissent. Quand tout est au même endroit, on ne manque presque rien.

Ce sont deux simples façons de vous lancer, et à elles seules, elles vous apportent une foule d’opportunités. Plus de données à analyser, une meilleure perception de l’efficacité du programme, et une plus grande capacité à lier le tout aux données de rendement produites par d’autres systèmes; vous obtiendrez une image plus claire de ce qui se passe avec votre flotte.

Au moment d’un audit, ces deux options vous facilitent vraiment la vie. Produire des rapports à partir d’un système en ligne en préparation à un audit ou les créer de façon dynamique sur le champ est tellement plus facile que de passer des journées entières à compiler des dossiers en papier. Et si vous vous retrouvez un jour devant un tribunal, vous pourrez démontrer tout ce que vous avez fait, à quel moment, et avec quelle minutie vous avez fait le suivi.

D’autres services dans votre entreprise, et même ceux liés à la sécurité, ont considérablement profité des systèmes en ligne qui font le suivi et qui analysent les données continuellement. Il ne faut pas exclure la formation des conducteurs. Il est temps de ranger le couteau et de sortir le fusil.