Les intégrations de systèmes ne sont pas toutes égales

Le 1 mai 2024

Si vous ne connaissez pas l’expression « intégration de systèmes », cela peut sonner un peu technique, ou comme du jargon. Mais tout ce que ça décrit, c’est la manière dont deux différentes applications (comme votre système des RH et vos caméras-témoins) peuvent se parler et partager des données. Et dans beaucoup de cas, cela peut être extrêmement utile pour améliorer l’efficacité de vos activités. Mais est-ce toujours utile, ou même une bonne idée? Dans un récent webinaire, Rick Duchalski s’est entretenu avec Selase Hotsonyame et Mark Murrell au sujet de l’intégration de systèmes – pourquoi c’est un terme à la mode dans l’industrie, ce qu’il faut surveiller pour qu’une intégration soit efficace et où se trouvent les dangers cachés.

Deux volets

M. Murrell souligne que toute intégration comporte deux volets importants – un premier qui attire souvent toute l’attention, et un deuxième, encore plus important auquel les gens pensent beaucoup moins. Le premier volet consiste en la communication de base entre deux systèmes – la notion élémentaire de la traduction et de la communication entre eux. Il s’agit simplement de savoir si votre système de caméras-témoins peut transmettre ses données à votre système de formation par exemple, de façon à ce que ce dernier les comprenne et les utilise.

Mais le second volet est la question de son utilité – avez-vous compris comment cette communication produit des données significatives et utiles pour l’utilisateur? Cela va-t-il résoudre l’un de mes enjeux d’affaires?

Capacités ou besoins

Ce n’est pas parce qu’une intégration peut accomplir une tâche pour vous qu’elle vous facilitera la vie. Par exemple, présumons que votre entreprise a développé une méthode pour accomplir une tâche manuellement (notamment, attribuer des cours et en faire le suivi). Dans ce cas, vous pourriez décider de ne pas vous tourner immédiatement vers l’automatisation, si vous n’êtes pas prêt. Bien entendu, votre nouveau système de caméras-témoins peut automatiquement déclencher une formation de rattrapage selon les événements enregistrés, mais il se pourrait que votre gestionnaire de la sécurité ait développé une méthode pour interagir, intervenir et attribuer personnellement de nouvelles formations, en fonction de ce qu’il remarque lorsqu’il discute avec un certain conducteur. Lui ôter cet outil simplement parce que les nouveaux systèmes intégrés pourraient le remplacer pourrait lui nuire (ou, paradoxalement, réduire son efficacité).

Donc, dans certains cas, mettre en œuvre toutes les fonctionnalités d’une intégration ne vous donnera pas un avantage net si ces fonctions ne concordent pas avec les processus déjà en place. (Remarque : Il est possible que vos processus soient désuets, et que vous tourner vers une nouvelle façon de faire puisse vraiment aider, mais il faut savoir que ce n’est pas toujours le cas.)

Vie privée et sécurité

Quand il s’agit des préoccupations liées à la sécurité, M. Hotsonyame souligne qu’il y a, en fait, deux problèmes différents. Le premier porte sur ce qui arrive aux données qui sont partagées entre plusieurs systèmes; que font-ils des renseignements, à quoi ont-ils accès, et est-ce vraiment ce que vous souhaitez?

Par exemple, si un partenaire en intégration compile des dossiers de conducteurs, il est parfois inefficace et compile une tonne de données inutiles. Mais, il en prend possession quand même parce qu’il n’a pas pris la peine de préciser dès le départ ce dont il avait besoin et ce dont il n’avait pas besoin.

Pourquoi est-ce problématique? Si vous avez une politique de conservation des données (c’est-à-dire que vous supprimez des données d’employé après un certain temps), mais que la société d’intégration n’en a pas, toutes ces données que vous croyez supprimées continuent de vivre quelque part d’autre. Il existe des entreprises dont les fonctions principales sont l’exploration et le courtage des données; il est donc important que vous connaissiez les intentions de tout partenaire en intégration avec lequel vous pensez faire affaire.

Qui plus est, chaque fois que vous transférez des données d’un système à l’autre, elles risquent de tomber dans les mauvaises mains si les protocoles de sécurité ne sont pas stricts. Même si tous vos partenaires en intégration sont honnêtes (ils sont d’accord avec vous sur la façon de partager, de stocker et de supprimer les données), il faut tout de même se méfier des pirates informatiques qui cherchent toujours les faiblesses dans les intégrations.

Que devriez-vous faire?

Que devriez-vous faire de toutes ces données? Voici quelques conseils si vous songez à intégrer certains de vos systèmes (ou qu’un fournisseur vous suggère que ce serait avantageux pour vous) :

1. Connaissez-en la vraie valeur
   Ce n’est pas parce que deux systèmes peuvent être intégrés que vous en tirerez un avantage. Après avoir éliminé le jargon technique de l’offre de service, précisez les conditions de la nouvelle capacité en fonction de la valeur qu’elle vous apporte, ou de quelle migraine elle vous débarrassera. S’il vous est impossible de le formuler, vous n’en avez peut-être pas besoin, ou du moins pas maintenant.
2. De l’intégration à l’automatisation
   Il s’agit de la suite logique du point précédent : l’intégration constitue un pas vers l’automatisation d’un certain processus ou d’une série de processus. Assurez-vous que l’automatisation en question vous aidera vraiment. Il se peut que, pour l’instant, la méthode manuelle vous apporte encore beaucoup d’avantages ou permette à votre personnel d’accomplir son travail avec plus de soin et de précision.
3. Que font-ils avec mes données?
   Il y a beaucoup d’entreprises sur le marché qui cherchent à capitaliser les données personnelles d’autrui. Si vous songez à partager les renseignements de vos conducteurs avec une autre entreprise dans le cadre d’une intégration, soyez au courant de ses politiques sur la protection et l’utilisation des données, et assurez-vous qu’elle les traite conformément à vos principes.
4. Préparez-vous à une tâche supplémentaire
   Présumons que les données de vos gens apparaissent à plusieurs endroits. Dans ce cas, il faudra ajouter la gestion de données à vos tâches existantes, car vous devrez désormais faire le suivi de tout le monde dans chaque système. En effet, si vous ne faites pas attention, l’identifiant de quelqu’un dans le vieux système pourrait être transposé à quelqu’un d’autre dans le système intégré, et vous pourriez vous retrouver avec des données et des comptes confondus. Apprendre à bien gérer le nouveau système au quotidien n’était peut-être pas prévu, mais vous devrez le faire pour continuer à réaliser les gains en efficacité que vous escomptiez.
5. Sécurité
   Même si vos nouveaux partenaires sont des acteurs honnêtes, tout partage de données entre différents systèmes risque de tomber dans les mains de malfaiteurs. Vérifiez que vos protocoles de cybersécurité (et la formation connexe) soient à jour, et assurez-vous que vos partenaires soient aussi sérieux que vous sur cette question. Et si vous ne connaissez pas votre propre degré de sécurité, n’hésitez pas à consulter un conseiller en la matière pour obtenir une évaluation.

Les intégrations de systèmes peuvent définitivement être avantageuses pour votre entreprise, mais ce n’est pas parce que deux de vos systèmes peuvent s’intégrer que la nouvelle fonctionnalité répondra à vos besoins. En identifiant clairement vos objectifs, vos problèmes, vos besoins et vos préoccupations, vous serez en mesure de discuter honnêtement et rigoureusement avec ceux qui vous proposent une intégration, et cela vous aidera à décider si votre prochaine démarche est la bonne, pour le moment.