Mise en œuvre de la formation en ligne : l’approbation de la direction

Le 19 octobre 2022

Pour les professionnels de la sécurité qui s’intéressent à passer à la formation en ligne, l’un des plus gros défis est souvent de recevoir l’approbation de la direction pour le projet. Bien que les avantages semblent évidents pour tous ceux dont le travail consiste à améliorer le profil de risques de la flotte, les membres de la direction ne voient pas toujours ces avantages immédiatement et de façon explicite. Afin d’obtenir leur soutien, il est important de bien les communiquer, dans des termes qu’ils comprennent.

Parler au PDG

Si vous voulez que le PDG soit de votre côté, il faut comprendre la fonction principale de son poste. Son premier rôle est d’augmenter la valeur de l’entreprise. Cela signifie créer un plan stratégique pour faire avancer les affaires, et veiller à ce que toutes les pièces soient en place pour l’exécuter. Par conséquent, pour obtenir du soutien pour la formation en ligne, il faut exposer le projet comme étant un élément qui appuie le plan stratégique et qui aide l’entreprise à long terme.

Lorsque vous le présentez, les questions fréquentes comprendront :

• Qu’est-ce que cela va nous apporter?
• Combien cela va-t-il coûter?
• Que faut-il faire pour y arriver?

Regardons la façon dont on peut répondre à ces questions de manière à ce que le PDG puisse facilement soutenir le projet.

Qu’est-ce que cela va nous apporter?

Il s’agit d’une question qui aborde les avantages d’affaires auxquels on peut s’attendre dans l’avenir. Plutôt que de se concentrer sur des détails comme « les conducteurs peuvent suivre des formations tous les mois », la réponse devrait englober les objectifs plus larges de l’entreprise :

• « Cela nous permettra de fournir plus de formation avec moins de perturbations. »
• « Cela nous aidera à améliorer le profil de risques global de l’entreprise. »

Ces deux réponses soutiennent très bien la stratégie à long terme, puisqu’un meilleur profil de risques réduits les dépenses et qu’un effectif mieux formé est une nécessité pour une entreprise de service, telle que le camionnage.

Combien cela va-t-il coûter?

Cette question concerne souvent moins les frais précis, et plutôt le coût total de l’initiative une fois qu’elle est mise sur pied. Au début, le PDG ne sait pas si votre projet coûtera 5 000 $, 50 000 $ ou 500 000 $, c’est donc une question d’ampleur. Avant de répondre, il faut garder quelques principes à l’esprit :

• Fournissez le coût annuel total, plutôt que de mentionner les frais individuels. Si vous vous perdez dans les détails, le PDG devra faire le calcul dans sa tête; épargnez-lui du temps et présentez le coût total dès le départ.
• Séparez les coûts de la mise sur pied initiale et les frais annuels. La plupart des PDG s’attendent à des frais initiaux, alors ils ne seront pas surpris.
• Ne vous en faites pas si les chiffres ont l’air trop élevés. Les directeurs d’entreprises sont habitués aux gros montants – les salaires, l’équipement, le carburant, les assurances – en comparaison, le coût de la formation en ligne aura l’air très raisonnable.

Que faut-il faire pour y arriver?

Cela est sans doute la question la plus importante, puisque c’est ce qui indique au PDG le travail que vous avez mis à élaborer ce plan. Toute mise sur pied d’une nouvelle technologique provoque des maux de tête et un peu de perturbation. Votre réponse devrait aborder ces perturbations, leur durée et les coûts connexes.

Si votre réponse est bien pensée, les réponses aux autres questions auront encore plus de crédibilité. Par contre, si votre réponse est évasive, attendez-vous à plus de scepticisme au sujet des coûts et des avantages proposés.

Directeur des finances

Dans la même veine que le PDG, le rôle du directeur des finances est précis et il est important de bien le comprendre pour obtenir son appui. Le travail du directeur des finances consiste à veiller à ce que l’entreprise ait les ressources financières nécessaires pour exécuter le plan stratégique. Ces personnes sont des gestionnaires des risques financiers, elles doivent donc investir les fonds de l’entreprise sagement et de façon à maximiser les profits.

Lorsque vous présentez vos idées à un directeur des finances, les questions ressemblent à celles du PDG, mais les réponses varient légèrement.

Qu’est-ce que cela va apporter?

Pour cette question, c’est une bonne idée de centrer la réponse en termes de coûts, ou à quel point le statu quo empêche l’entreprise d’atteindre ses objectifs. Par conséquent, votre réponse pourrait aller comme suit :

• « Cela réduira la perturbation des activités qui accompagne souvent la formation. »
• « Cela nous aidera à réduire nos coûts liés à la conformité et à l’entretien. »

Tout comme dans le cas du PDG, nous parlons des avantages à long terme, mais nous les intégrons spécifiquement aux questions financières avec lesquelles le directeur des finances est aux prises au quotidien.

Combien cela va-t-il coûter?

La réponse à cette question est souvent plus complexe qu’il ne semble. Bien qu’il soit important d’indiquer les coûts directs, soit les coûts initiaux et continus tels que mentionnés plus haut, c’est une bonne idée de mentionner aussi les coûts indirects, comme les heures du personnel et autres frais internes plus difficiles à calculer.

Dans le cas des coûts indirects, des chiffres concrets ne sont pas toujours nécessaires. Le directeur des finances est le mieux placé pour déterminer le coût d’une heure ou d’un jour de travail d’un employé, alors concentrez-vous à établir une impression du temps que cela prendra et des coûts d’équipement connexes.

Par exemple, si on prévoit en moyenne une demi-journée par semaine d’administration de la part d’un membre du personnel, c’est probablement tout ce que le directeur des finances a besoin de savoir. Il peut faire le calcul lui-même. S’il y a d’autres coûts connexes (p. ex. de nouveaux ordis ou des tablettes pour que les conducteurs puissent suivre leurs formations), ceux-ci devraient être indiqués, mais les montants précis ne sont pas nécessaires.

D’où l’argent proviendra-t-il?

Puisque les fonds pour cette nouvelle initiative ne seront pas inclus dans le budget de l’année en cours, le directeur des finances songera probablement aux endroits où il pourra se les procurer. Plutôt que de retirer tous les fonds nécessaires d’un seul poste budgétaire, dans la plupart des cas, on peut s’approvisionner à plusieurs endroits. Songez à tous les avantages que la formation en ligne pourrait produire (p. ex. les éléments mentionnés dans la première question) et regardez les fonds attribués à chacun, soit les amendes, les réclamations, le nettoyage des déversements, l’entretien et les réparations, etc.