Mise en œuvre de la formation en ligne : le soutien de toute l’équipe
Le 9 novembre 2022
Dans la 1re partie de cette série, vous avons vu quelques stratégies pour obtenir l’appui des membres de la direction pour un projet de formation en ligne. Bien que leur soutien soit essentiel à la mise sur pied du projet, ce ne sont pas les seules personnes qui doivent être d’accord pour assurer sa réussite. Il faut aussi que les chefs de service et les conducteurs (soit, les utilisateurs finaux du système de formation en ligne) comprennent son importance et appuient la mise en œuvre.
Regardons comment obtenir leur appui et leur aide pour aller de l’avant.
Les gestionnaires
Les gestionnaires et chefs de service, externes à la sécurité, n’ont pas nécessairement le pouvoir d’approuver le budget pour un projet de formation en ligne, mais ils jouent un rôle très important dans sa réussite. S’ils ne le soutiennent pas, ils peuvent causer des complications qui ralentiront le processus et vous empêcheront de profiter de tous les avantages. Par conséquent, il est essentiel qu’ils comprennent la valeur du projet et qu’ils l’appuient du mieux possible. Pour ce faire, et tout comme c’est le cas avec les membres de la direction, il faut comprendre leur travail et comment la formation en ligne complète ce qu’ils font.
Le rôle d’un chef de service est de superviser l’exécution de la portion du plan stratégique qui est liée à ses responsabilités. Bien qu’il agisse pour soutenir l’ensemble de ce plan, son poste consiste surtout à se soucier des éléments à plus court terme, les problèmes quotidiens et que tout roule du mieux possible.
Pour ce qui est de la formation en ligne, ce sont le chef de l’exploitation et celui de l’entretien qui sont les plus concernés. Dans les deux cas, ils ont sans doute des objectifs plus élargis sur lesquels ils travaillent, mais la majorité de leur temps est passée à gérer les questions de tous les jours. Par conséquent, ces gestionnaires posent souvent des questions assez directes sur les nouveaux projets :
- Pourquoi dois-je m’en soucier?
- Que dois-je faire?
Regardons la façon dont on peut répondre à ces questions pour les services de l’exploitation et de l’entretien.
Pourquoi dois-je m’en soucier?
Tant pour l’exploitation que pour l’entretien, la formation en ligne offre des avantages qui amélioreront le déroulement des activités dans leurs services respectifs à court et à long terme.
Pour le service de l’exploitation, la réponse est directe : « Moins de perturbations pour établir l’horaire de formation des conducteurs. »
L’un des enjeux fréquents pour l’exploitation survient au moment d’établir l’horaire de formation pour les camionneurs, afin qu’ils se présentent au terminal à une heure exacte. Si tous les chauffeurs doivent rentrer au bercail pour une session de formation quelconque, cela cause de grandes perturbations à leurs processus normaux. Passer à la formation en ligne éliminera, ou en tout cas réduira considérablement, ce mal de tête, et c’est souvent tout ce qu’il faut pour obtenir l’appui des gestionnaires envers cette initiative.
Dans le cas du service de l’entretien, la réponse est tout aussi directe : « Un effectif de routiers mieux formés réduit les entretiens excessifs et imprévus. »
Le service de l’entretien crée un emploi du temps qui maximise le roulement d’un véhicule tout en minimisant les coûts connexes. Les conducteurs qui effectuent une ronde de sécurité incomplète ou qui ne prennent pas soin de leur véhicule (p. ex. un freinage trop sec, une mauvaise gestion des pneus) engendrent des coûts excessifs et des migraines pour le service de l’entretien. En passant à formation en ligne, plus de contenu peut être dispensé aux camionneurs, ce qui réduit les problèmes qui découlent d’une piètre utilisation des véhicules.
Que dois-je faire?
Une fois que les services de l’entretien et de l’exploitation appuient le projet, ces gestionnaires doivent savoir comment le soutenir. À vrai dire, il n’y a pas tant à faire, ce qui facilite leur appui. Il faut toutefois leur préciser ce qu’ils peuvent accomplir pour que tout se déroule comme prévu.
Dans le cas de l’exploitation, il faut que le gestionnaire soutienne ouvertement le projet auprès des conducteurs. Il faut aussi qu’il leur rappelle de terminer leurs formations, de transmettre leur rétroaction ou les problèmes rencontrés, et peut-être suivre des cours lui-même afin d’avoir des conversations pertinentes avec les conducteurs au sujet du contenu. Ce n’est pas grand-chose, mais cela peut vraiment contribuer à la réussite du déploiement.
Le chef de l’entretien joue un rôle tout aussi simple, mais si utile – pour soutenir le projet, il n’a qu’à en discuter avec les camionneurs et répondre à leurs questions de suivi concernant les véhicules.
Les conducteurs
En qualité d’utilisateurs finaux de la formation en ligne, les conducteurs sont absolument essentiels à sa réussite. Dans un prochain article, nous donnerons plus de détails sur la planification d’un déploiement qui tient compte de leur soutien du début à la fin, mais c’est une bonne idée de considérer leurs besoins dès qu’on élabore le dossier de décision à l’interne.
Les camionneurs poseront souvent des questions semblables à celles des gestionnaires, axées sur les raisons pour lesquelles ils devraient se soucier de cette initiative et des tâches qu’ils auront à accomplir pour sa réalisation.
Regardons brièvement les façons de communiquer les avantages dans les premiers stades, alors qu’il reste encore beaucoup de planification à faire avant le déploiement.
Qu’est-ce que cela va nous rapporter?
Le principal avantage de passer en ligne, soit une formation détaillée sans obligation de se présenter dans une salle de classe – est en général plutôt convaincant. La plupart des camionneurs reconnaissent que l’apprentissage continue toujours, et compte tenu des changements réglementaires et technologiques qui surviennent constamment, il est plus important que jamais de se tenir au courant.
Que devons-nous faire?
Il s’agit de la question qui demande le plus de réflexion. Bien que les conducteurs soutiennent les principes de base de la formation en ligne, ils se demandent souvent comment cela va se dérouler en réalité. Aux premiers stades du projet, il est parfaitement acceptable de ne pas connaître toutes les réponses. Soyez honnête et soulignez qu’il reste encore de la planification à faire. Reconnaissez leurs préoccupations et engagez-vous à les aborder; vous verrez qu’ils seront plus enclins à être de votre côté pour le projet.
Il restera encore du travail pour assurer un déploiement fluide, mais en incluant les conducteurs dès le départ, ils vous aideront grandement à mettre l’initiative sur pied le moment venu.
Si les chefs de service et les conducteurs acceptent les avantages de passer à la formation en ligne, et si vous avez une bonne idée de ce dont ils ont besoin pour contribuer à la réussite du projet, ce dernier se déroulera sans pépins.
Prochainement : planifier le déploiement!