N’hypnotisez pas vos poules : tirez le meilleur de PowerPoint

Le 12 juillet 2023

Si vous tracez une ligne sur le sol d’une certaine façon, une poule la regardera fixement jusqu’à l’hypnose et ne pourra pas s’en détourner. Et si vous avez déjà assisté à une présentation PowerPoint médiocre, vous savez sûrement de quoi on parle! Alors, qu’est-ce qui distingue une bonne présentation d’une mauvaise? Dans notre webinaire de mai, Jane Jazrawy, cheffe de la direction de CarriersEdge, revient sur près de 40 ans d’utilisation du logiciel PowerPoint – à quoi cela sert, à quoi cela ne sert pas et comment intéresser plutôt qu’hypnotiser les gens.

PowerPoint, est-ce mauvais?

La simple réponse est non. Il s’agit d’un excellent système visuel pour organiser des renseignements rapidement. Il est convivial et il est facile d’ajouter plus de contenu, à votre gré. « PowerPoint va vous aider, déclare d’emblée Mme Jazrawy. Mais c’est aussi son piège : l’utilité de PowerPoint. »

Ajouter beaucoup d’informations sur une diapo (ce que PowerPoint permet de faire très aisément) peut vous nuire de différentes façons. Premièrement, cela décourage la prise de notes. Puisque toute l’information est là, les gens ne font que lire la diapo, et oublient de rédiger les points importants. En effet, la prise de notes aide à mieux apprendre, car l’écriture physique facilite la mémorisation et la compréhension, tout comme la répétition de voir et d’entendre l’information, puis de la regarder à nouveau en prenant des notes.

Il y a un autre problème avec les diapos chargées : entre ces dernières et les paroles du présentateur, les gens dans l’auditoire ont de la difficulté à savoir où porter leur attention. C’est exactement le genre de multitâche qu’on vous demande d’éviter dans le contexte de la distraction au volant : les sens sont surchargés.

Modèles, conseils et pièges

Mais est-ce vraiment la faute à PowerPoint? Plus que vous le pensez. L’une des raisons pour lesquelles cet outil peut faire dévier votre présentation, ce sont tous les modèles de diapo qu’il propose. Certes, un modèle vierge vous donne beaucoup de liberté pour l’organisation de vos idées, mais la plupart des autres encouragent l’emploi des listes à puces.

Le problème avec ces points centrés, c’est qu’ils peuvent dissimuler les renseignements les plus importants. PowerPoint vous invite à presser la touche de tabulation pour révéler une nouvelle puce. Mais comme Mme Jazrawy l’indique : « À chaque tabulation, on voit une puce différente, mais la police de caractères diminue aussi. » Puisque les gens ont tendance à garder les idées les plus importantes pour la fin, la fonction par défaut réduit la police, mais plus important encore, elle enfouit le concept le plus important, comme ceci :

• Première idée (généralité)
• Fait intéressant à ce sujet
• Deuxième idée
• Troisième idée
• Sous-idée connexe
• Fait plus précis
• Information essentielle

Donc, si vous vous fiez fortement à la présentation pour dispenser toute votre information, et que vous ne vous attardez pas à la façon dont le système l’organise, l’élément à retenir a souvent le moins d’impact auprès de votre auditoire. C’est un problème tellement grave qu’en 2005, cela a mené publiquement le général H. R. McMaster de l’armée américaine à bannir les présentations PowerPoint.

Écran de fumée : cela ressemble à des connaissances

La deuxième façon dont PowerPoint peut vous égarer consiste en sa capacité à rendre l’information attrayante. L’organisation pour le moins éblouissante d’une présentation PowerPoint peut donner l’illusion que le présentateur sait de quoi il parle. Qui plus est, si les personnes dans l’auditoire ne le comprennent pas, elles présument que c’est leur faute.

Grâce à une multitude de diapos, de jolies puces en cascade et des transitions élégantes, une présentation PowerPoint peut faire passer des idées sans queue ni tête pour des connaissances. Même pour le présentateur. Quelqu’un qui crée une présentation pourrait facilement passer rapidement sur le contenu que lui-même ne comprend pas très bien, parce que cela paraît comme étant clair.

D’ailleurs, il s’agit d’un autre problème que le général McMaster (parmi d’autres) a relevé. Les décideurs militaires présumaient que les renseignements affichés étaient exacts, ou qu’ils devaient perdre leur temps précieux à décider ce qui était pertinent et ce qui ne l’était pas. Ou encore, ils étaient, pour ainsi dire, bercés jusqu’à l’acceptation. Il s’agit d’un procédé que même l’armée appelle – vous l’aurez bien deviné – hypnotiser les poules.

Alors, que devons-nous faire?

Si vous voulez donner une présentation ou une formation claire et efficace, PowerPoint peut être l’outil par excellence. Mais comme tout outil, il faut s’en servir judicieusement. Étant donné tous les pièges dont nous avons discuté jusqu’ici, voici quelques conseils et stratégies pour réussir.

1. Énoncez l’idée principale
   Minimisez le contenu sur chaque diapo et concentrez-vous sur l’idée primaire que vous souhaitez aborder. Une fois que votre public comprend votre argument principal, tournez leur attention vers vous-même pour une discussion approfondie de la matière. La diapo devrait servir d’introduction, alors que vous, le présentateur, fournissez la substance.
2. Points de contact multiples avec le contenu
   Faites participer votre assistance au processus d’apprentissage. Accompagnez les diapos PowerPoint de documents connexes, de feuilles de travail et d’activités interactives. Les diapos ne devraient être qu’un outil parmi plusieurs autres pour vous aider à atteindre votre auditoire.
3. Considérez l’emploi d’une image
   Parfois, une image évocatrice peut être très efficace pour faire passer votre idée principale, sans devoir se fier à du texte noir sur blanc. Des aides visuelles peuvent ancrer la discussion tout en gardant votre public à l’affût de vos paroles.
4. Planifiez soigneusement
   Avant de créer une présentation, passez une bonne partie (disons un tiers) de votre temps de préparation à éclaircir les points que vous voulez aborder. Une fois que vous avez ciblé votre message, vous pouvez passer le reste du temps à concevoir la présentation PowerPoint.
5. Auditoire
   Taillez votre présentation sur mesure pour répondre aux besoins et aux préférences de votre auditoire. Que votre contenu soit destiné à des membres de direction, à des professionnels de la sécurité ou à des camionneurs novices, assurez-vous qu’il soit pertinent et intéressant pour votre public cible.
6. Gestion du temps
   Pensez à la durée prévue de la présentation et ajustez votre contenu en conséquence. Si vous réorganisez une longue présentation en une plus courte, rappelez-vous que la portée de votre contenu devrait correspondre à la période prévue.

PowerPoint peut aussi être une importante ressource pour présenter et dispenser de la formation. Mais le logiciel comporte certaines fonctionnalités uniques qui peuvent vous faire perdre le fil si vous ne faites pas attention (ou que vous n’y êtes pas habitué). Il est important de comprendre que PowerPoint devrait complémenter votre présentation et non vous remplacer à titre de présentateur. Rappelez-vous que ce n’est pas qu’une question de diapos, vous devez intéresser vos poules plutôt que de les hypnotiser.

Pour en lire plus sur les façons de tirer le meilleur de PowerPoint, consultez nos articles de blogue ici et ici.