Prêt pour un audit en tout temps : votre assureur vous remerciera
Le 4 octobre 2023
« Roulez avec Rick » est une série de voyages qui aborde les actualités, les gens et les idées inspirantes propres au secteur mondial du camionnage, alors qu’il se rend à des événements de l’industrie partout en Amérique du Nord. Dans cet article, Rick a rendu visite au Fleet Safety Council en Ontario lors d’une discussion d’un panel sur ce que recherchent les compagnies d’assurances avant de travailler avec un transporteur.
Rick Duchalski est spécialiste des communications chez CarriersEdge.
Lors d’une récente réunion du Fleet Safety Council à Toronto, Lisa Arseneau de la compagnie Staebler Insurance s’est entretenue avec un panel d’experts en assurance pour partager certaines réflexions sur l’industrie. Evelyn Cartmill chez AIG, Belinda Edison chez Old Republic et David Goruk chez Northbridge ont dévoilé ce qu’ils recherchent lorsqu’ils évaluent des clients éventuels. Lors de la réunion initiale sur la sécurité ou dans le cadre d’un prédevis, les assureurs voient une foule de scénarios allant d’entreprises étonnamment bien organisées au désordre le plus complet. Mais parmi toutes les histoires (parfois choquantes) qu’ils ont partagées, un thème en particulier a remonté à la surface : « Aidez-nous à vous aider » – ils ne sont pas là pour appliquer la loi, mais pour veiller à ce que fassiez preuve de conformité et plus. Comme Lisa Arseneau l’a souligné : « Ce que nous voudrions vraiment voir, c’est un client PPATT : Prêt pour un audit en tout temps. » Mais ils ne peuvent pas aider un transporteur sans que ce dernier se prépare et fasse preuve de diligence.
Mon chien a mangé mes résultats de sécurité
Durant une réunion de sécurité, l’assureur effectuera une évaluation des risques d’un transporteur, à titre de client éventuel. L’objectif de cette rencontre est de comprendre comment l’entreprise est gérée : le respect des règlements sur la sécurité, les résultats obtenus dans le passé et l’engagement général envers la sécurité. Mais il ne s’agit pas que d’une simple vérification de la paperasse. Comme Evelyn Cartmill l’indique : « Nous tentons de découvrir quelle est la culture à partir du plus haut échelon, pour savoir à quel point ils prennent la sécurité au sérieux. » Si les assureurs se présentent à la réunion, mais que le patron du transporteur en question ne prend même pas la peine de se pointer, cela envoie un message assez clair. Et si le système de filière consiste en une pile de dossiers tassés sur le coin d’un bureau (ou si on a « oublié » le rapport de formation à la maison), on peut facilement présumer que l’organisation est un peu broche à foin. D’ailleurs, voici certains des indices qui attirent l’attention des assureurs lorsqu’ils évaluent l’engagement d’un transporteur envers la sécurité :
- Uniformité des renseignements : Supposons qu’un transporteur déclare qu’il surveille les rapports de sécurité sur une base hebdomadaire, mais quand on pose des questions sur un événement récent qui apparaît au rapport, pourquoi est-il pris au dépourvu? Les assureurs ont accès à l’ensemble de votre système de mesure de la sécurité, et ils compareront les renseignements fournis par le transporteur à ce qui s’est vraiment passé. S’il y a des incohérences, par exemple une infraction que le transporteur ne mentionne pas alors qu’il affirme examiner régulièrement ses dossiers, il y a lieu de s’inquiéter. (Indice : bien qu’il n’essaie pas de vous prendre en défaut, votre partenaire en assurances ne pose pas vraiment de questions auxquelles il n’a pas déjà les réponses; l’honnêteté est donc de mise.)
- Implication des acteurs clés : La compagnie d’assurance découvrira si le personnel clé, y compris les propriétaires, participe activement aux réunions sur la sécurité. Elle cherche à savoir si la sécurité est une priorité pour la direction de l’entreprise, tout en évaluant l’ensemble de la culture à cet égard au sein de l’organisation.
- Croyance véritable dans les politiques : Si les politiques en matière de sécurité sont bien documentées, les assureurs évaluent si le transporteur y croit vraiment et les respecte, ou si c’est seulement de la poudre aux yeux. Bref, les assureurs veulent savoir si la sécurité est une seconde nature dans la culture de l’entreprise.
- Transparence par l’entremise des rapports : Les assureurs ont accès au profil de sécurité du transporteur et ils vont faire leurs recherches avant la rencontre. Au moment d’aborder votre profil, les assureurs se serviront de cette conversation pour comprendre vos processus, ainsi que pour voir si vous êtes prêt à avoir une conversation honnête plutôt que de jouer « à qui la faute ».
Passer d’à peine conforme à PPATT
Tous les panélistes s’entendent pour dire qu’une fois qu’ils vous acceptent à titre de client, ce qu’ils recherchent vraiment, c’est le caractère défendable : si vous finissez par avoir besoin de leur aide, quels types d’outils, de preuves et d’antécédents possédez-vous pour qu’ils vous soutiennent pleinement? C’est là que vous devriez commencer à songer à devenir PPATT (Prêt Pour un Audit en Tout Temps). S’il fallait se soumettre à un audit sans préavis, ce type de transporteur serait prêt. Vos rapports sont-ils tous accessibles et clairs? Faites-vous le suivi de toutes les activités de formation de votre équipe? En combien de temps pourriez-vous rassembler tous les renseignements nécessaires?
Cela ne veut pas dire que vous devez vous stresser tous les jours pour tout garder organisé, au cas où surviendrait un audit. Il s’agit plutôt d’avoir les bons processus en place pour que vous n’ayez pas à être stressé lors d’un audit (de plus, vous profiterez de tous les avantages qui découlent d’une bonne organisation).
Alors, que faut-il faire pour y parvenir? Les panélistes ont décrit une recette qu’ils appellent « responsabilité, démontrer, pousser » :
- Responsabilité
Avez-vous des problèmes de sécurité et de rapports, même graves? Être en mesure de prendre la responsabilité personnelle de ces problèmes est une première étape essentielle. Si vous continuez de jouer « à qui la faute », le reste du processus sera très difficile.
- Démontrer
Une fois que vous avez pris la responsabilité des problèmes, l’étape « démontrer » consiste à faire le suivi de toutes les démarches que vous entreprenez pour les régler. Votre partenaire en assurances vous aidera à développer un plan d’attaque pour régler vos problèmes, mais vous devez vous engager à faire le suivi et le rapport de tout ce que vous faites pour rectifier la situation. Cela vous permettra à tous deux de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et d’apporter les solutions nécessaires.
- Pousser
L’étape « pousser » consiste à prendre le succès de vos nouveaux processus et de les pousser dans des domaines de formation et de sécurité qui vont au-delà de la simple conformité.
Être prêt pour un audit en tout temps, c’est bien plus qu’une question de produire des rapports, car il s’agit aussi d’autre chose que la paperasse : c’est un audit de l’attitude et de la culture d’entreprise. Et, le type de culture de la sécurité que les assureurs recherchent chez leurs clients (c.-à-d., ceux qui sont défendables) comprend la mise en place des bons processus et des bons outils pour garder les gens en sécurité et efficaces dans leur travail.