Tirer le meilleur de PowerPoint – 2^e partie : cinq pratiques exemplaires pour assurer l’efficacité de vos présentations PowerPoint

Le 28 septembre 2022

Dans la première partie de cette série, nous nous sommes penchés sur quelques erreurs fréquentes que font les gens lorsqu’ils créent des diapositives. Bien qu’il s’agisse d’un premier pas pour éviter « la mort par PowerPoint », soutenir l’attention du début à la fin nécessite que les présentations soient dynamiques et, qu’elles soient données de façon fluide. En suivant ces pratiques exemplaires, vous pouvez communiquer votre message efficacement, avec clarté et confiance.

Connaissez votre public

Commençons par l’essentiel. Sachez toujours à qui vous vous adressez.

Est-ce que ce sont des chauffeurs, des gestionnaires, des partenaires ou même des clients?

Le ton et le contenu de votre présentation devraient correspondre à votre auditoire.

N’incluez que de l’information pertinente et utile. Commencez par identifier le but de votre présentation, les objectifs d’apprentissage, et la quantité d’information que l’auditoire connaît déjà. Cela aide aussi à déterminer le ton et les niveaux de compréhension.

L’essentiel est de toujours garder votre public à l’esprit lorsque vous créez votre présentation. Les mots, les éléments de graphismes et les vidéos doivent être adaptés aux personnes auxquelles vous vous adressez.

Commencez par rédiger votre message dans Word, et non PowerPoint

Organisez votre contenu dans un document Word d’abord. Cela vous permet de vous concentrer automatiquement sur les messages que vous voulez passer, sans ajouter de fonctions extravagantes que nous sommes habitués à utiliser. Commencer dans Word vous aide aussi à déterminer le bon déroulement du message en le voyant d’un coup sur une seule page. Une fois que vous avez établi l’ordre, et que vous avez corrigé toutes les fautes d’orthographes et de grammaire, créez vos diapos en déposant le contenu pur dans le modèle de la présentation.

N’oubliez pas que le but d’une présentation PowerPoint est de résumer les messages essentiels du sujet que vous présentez. En revanche, c’est le rôle du présentateur de plonger dans le cœur du sujet de chaque diapo, ce qui vous permet de personnaliser le contenu et de le rendre intéressant pour les spectateurs. Ne tombez pas dans le piège d’ajouter des paragraphes de texte à chaque page et de les lire mot à mot, car c’est le moyen le plus sûr de perdre votre public.

Chronométrez vos diapos à l’avance

Considérez le temps que vous passez à regarder une publication dans les réseaux sociaux avant de vous lasser. C’est la même chose pour votre présentation. Si vos diapos sont trop longues, vous risquez d’ennuyer les gens. D’un autre côté, si elles sont trop courtes, vous risquez de manquer de temps pour faire valoir vos arguments.

Premièrement, regardez votre présentation globalement et déterminez la durée prévue de la présentation. Ensuite, divisez ces minutes également entre chaque diapo. Cela vous donnera un point de départ pour connaître la durée nécessaire de chaque diapo (elles ne prendront pas toutes le même temps, mais vous aurez au moins une bonne moyenne).

Ensuite, chronométrez-vous pour chacune des diapos. Si vous manquez de temps, demandez-vous si toute l’information doit être incluse, ou si le contenu peut être allégé.

Enfin, pratiquez à voix haute plusieurs fois avant de vous retrouver face à votre auditoire. Cela vous aidera à déterminer le rythme de votre présentation et à apporter les ajustements nécessaires pour la durée de vos diapos. Vous pouvez aussi demander à une amie ou à un collègue d’assister à votre présentation, et de vous donner de la rétroaction sur la longueur et la cadence. Avec une touche d’essais et erreurs, vous serez en mesure de trouver le parfait équilibre pour votre présentation.

Tirez parti du mode Présentateur

Le « mode Présentateur » est l’une des fonctions de PowerPoint les plus puissantes, et moins utilisées, mais elle peut vraiment améliorer la présentation orale. Le mode Présentateur affiche la diapo que vous avez créée à votre public, mais vous laisse voir des petits extras, comme la diapo suivante, le temps écoulé et vos commentaires. Il s’agit aussi du meilleur endroit pour rédiger vos propres notes durant la présentation, afin de ne pas les perdre.

Pour vous servir du mode Présentateur, vous avez besoin de deux écrans, un destiné à la vue du public, et un autre pour avoir accès au mode Présentateur. Cela vous aide à vous souvenir de ce qui s’en vient, sans avoir à tourner votre dos aux spectateurs pour regarder la diapo projetée, et cela aide aussi à ne pas dépasser votre limite de temps.

Maintenez la participation active de l’auditoire

Malgré tous vos efforts, vos spectateurs ne se souviendront pas de tout ce qu’il y avait dans les diapos précédentes. C’est donc toujours une bonne idée de leur donner un résumé rapide à la fin de chaque section, puis de nouveau à la toute fin. Un autre bon truc est d’inclure un petit quiz ou une fiche éclair de points importants après avoir tiré votre révérence pour aider les gens à retenir ce qu’ils viennent de voir. Fournir une copie de vos diapos est aussi une bonne idée, car cela leur fournit une référence pour plus tard. Cela crée aussi une occasion d’approfondir la discussion.

Vous n’avez qu’une courte période pour capter l’attention de votre public, les persuader d’écouter, et leur démontrer l’importance de ce que vous avez à dire. Rédiger le script dans un document Word, connaître votre public, chronométrer vos diapos, vous servir du mode Présentateur, les résumés en cours de route et l’évaluation des connaissances acquises peuvent vraiment améliorer les résultats.

PowerPoint ne fera pas tout le travail, mais avec un peu de planification et de préparation, ainsi qu’en tirant parti des fonctionnalités que le logiciel propose, vous pouvez produire et donner de superbes présentations, et ce, chaque fois.